美國移民局近期更新了有關I-9表格的檢查指南,意味著對I-9表格的審核將會日趨嚴格。I-9 用於僱主确定在美工作的僱員个人身份工作许可,目的在於確保僱員和僱主遵守联邦移民法,并有助于防止非法雇佣行为。近三十年來,I-9核查一直有一套相對穩定的運作框架,該框架區分了可以糾正且免於處罰的“技術性(technical)”錯誤,以及會立即引發罰款的“實質性(substantive)”違規。修訂後的指南大幅縮減了糾正錯誤的空間,將幾種常見錯誤重新分類為需立即開罰的實質性違規。
從可修正到代價高昂
過去,若僱主在I-9第二部份不慎漏填所需文件的編號或過期日,只要其檔案中留存有改文件的清晰掃描件,疏漏通常會被視為可更正的技術性錯誤。然而,根據新指南,此類疏漏現在已被定調為實質性違規,不論僱主是否留有文件影印,一律將面臨即時罰款。
此次指南的更新涵蓋了I-9表格的多個區塊,例如第一部分中漏填員工出生日期或員工簽名日期等常見疏失,已從技術性錯誤升格為實質性違規。第二及第三部分中入職日期或授權代表職稱填寫等錯誤也已不再被視為可容後修正的小錯,已被列入開罰清單。
另外ICE也正加強遠端及數位作業的實務,其中包括在波多黎各以外地區違規使用西班牙語版本I-9表格,或在進行遠端文件審查時未嚴格遵守程序要求等。
雖然仍有少數項目(如未記錄員工的曾用姓氏)可被歸類為技術性錯誤,但整體趨勢顯示,雇主面臨的處罰環境已變得愈發嚴苛。
雇主應稽核其過往的 I-9 表格
由於法規處罰的範圍變化突然,雇主在實施前並未獲得充分的預告。執法政策的實質性轉變通常需要透過正式的立法程序或具約束力的指南來完成。僅透過一份“指南須知(fact sheet)”來徹底改革處罰框架,在法律程序上可能不構成充分的通知。國會當初制定與 I-9 民事違規相關的法律時,設有“善意(good faith)”框架,旨在保護雇主免因細微的筆誤而受罰。
儘管風險升高,但善意補救的重要性並未減弱。在正式檢查發生之前識別並解決錯誤,仍是至關重要的防禦策略。現在,雇主應立即重新審視內部稽核流程,這包括根據新指南審查過往的 I-9 表格,並確保任何遠端驗證系統或電子化 I-9完全符合最新的監管要求,因為任何的微小違規行為都極可能引發鉅額民事罰。由於文書違規通常適用五年的追訴期,在新版強化執法標準下,過往 I-9 表格中的錯誤風險仍是雇主需關注的核心問題。在官方稽查的敲門聲響起前,主動識別並修正錯誤,是當前最重要的防禦策略。
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