I-9表格核查標準收緊，僱主應打醒十二分精神

 美國移民局近期更新了有關I-9表格的檢查指南，意味著對I-9表格的審核將會日趨嚴格。I-9 用於僱主确定在美工作的僱員个人身份工作许可，目的在於確保僱員和僱主遵守联邦移民法，并有助于防止非法雇佣行为。近三十年來，I-9核查一直有一套相對穩定的運作框架，該框架區分了可以糾正且免於處罰的“技術性（technical）”錯誤，以及會立即引發罰款的“實質性（substantive）”違規。修訂後的指南大幅縮減了糾正錯誤的空間，將幾種常見錯誤重新分類為需立即開罰的實質性違規。

從可修正到代價高昂

過去，若僱主在I-9第二部份不慎漏填所需文件的編號或過期日，只要其檔案中留存有改文件的清晰掃描件，疏漏通常會被視為可更正的技術性錯誤。然而，根據新指南，此類疏漏現在已被定調為實質性違規，不論僱主是否留有文件影印，一律將面臨即時罰款。

此次指南的更新涵蓋了I-9表格的多個區塊，例如第一部分中漏填員工出生日期或員工簽名日期等常見疏失，已從技術性錯誤升格為實質性違規。第二及第三部分中入職日期或授權代表職稱填寫等錯誤也已不再被視為可容後修正的小錯，已被列入開罰清單。

另外ICE也正加強遠端及數位作業的實務，其中包括在波多黎各以外地區違規使用西班牙語版本I-9表格，或在進行遠端文件審查時未嚴格遵守程序要求等。

雖然仍有少數項目（如未記錄員工的曾用姓氏）可被歸類為技術性錯誤，但整體趨勢顯示，雇主面臨的處罰環境已變得愈發嚴苛。

雇主應稽核其過往的 I-9 表格

由於法規處罰的範圍變化突然，雇主在實施前並未獲得充分的預告。執法政策的實質性轉變通常需要透過正式的立法程序或具約束力的指南來完成。僅透過一份“指南須知（fact sheet）”來徹底改革處罰框架，在法律程序上可能不構成充分的通知。國會當初制定與 I-9 民事違規相關的法律時，設有“善意（good faith）”框架，旨在保護雇主免因細微的筆誤而受罰。

儘管風險升高，但善意補救的重要性並未減弱。在正式檢查發生之前識別並解決錯誤，仍是至關重要的防禦策略。現在，雇主應立即重新審視內部稽核流程，這包括根據新指南審查過往的 I-9 表格，並確保任何遠端驗證系統或電子化 I-9完全符合最新的監管要求，因為任何的微小違規行為都極可能引發鉅額民事罰。由於文書違規通常適用五年的追訴期，在新版強化執法標準下，過往 I-9 表格中的錯誤風險仍是雇主需關注的核心問題。在官方稽查的敲門聲響起前，主動識別並修正錯誤，是當前最重要的防禦策略。

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僱主忽略I-9表格代價沉重！

僱主們在核實員工文件和正確填寫就業資格證明表（I-9 form）時要打醒十二分精神。一些沒有遵守填表規則，例如回答問題時選錯了答案框等等的僱主將會面臨數百甚至數千美元的民事罰款。如果反復違規，特別是在涉及多名員工的情況下，罰款金額可能會累積成很大的數目。僱主甚至可能會因為有意僱用無證員工而入獄。

今年，美國移民與海關執法局（ICE）下設的國土安全調查部（HSI）加強了對僱主的監管。HSI在全國範圍內進行了I-9表格的審查，共簽發了5278份調查通知書（NOI），逮捕了93人。在這種更嚴格的環境里，僱主們應該確保自己正確遵守了I-9表格的指南。

I-9表格審查開始HSI會向僱主簽發NOI，知會僱主在三個工作日準備好公司的I-9表格以供調查。任何文件上或者僱員資格的違規都可能導致民事罰款。即使一個小小的文書錯誤也有可能引發大數目的罰款。

對於初犯者，單次的違規罰款是220美元。第二次違規時，罰款會大幅上漲到1096美元。若還有第三次違規，對僱主的罰款將會上升到2191美元。這些單次的違規罰款按員工數量比例計算的話，最終罰款金額將有可能達到數十甚至數百萬美元。舉例來說，一家名為Harmann Studios的活動策劃公司，在2015年僅僅因為沒有在員工的I-9表的第二部分簽字而被罰款600,000美元。

當僱主在明知的情況下僱用或多次僱用不合資格的僱員時，HSI會對僱主實施更嚴重的罰款。首次違反的僱主單次罰款是548美元。當違規數量達到三次后，罰款金額甚至有可能會高達19，242美元。僱主甚至會因為多次的“明知僱用”違規行為而遭到刑事逮捕。

另外，一些例如餐廳等等的企業會為員工提供住處或庇護處作為宿舍。然而，如果員工沒有合法的移民身份，提供住處或庇護處的僱主很可能會被視為窩藏非法移民。

這種嚴格的執法環境將會在一段時間內持續，僱主和僱員都應對此有所了解和預期。僱主尤其應注意要按照法規保存僱傭的文件。懶散對待I-9表格有可能會導致成千上萬數額的罰款。

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更多業主違反移民法受到處罰

最近，美國馬里蘭州一個餐館老闆因違反移民法被判四個月監禁，四個月被軟禁在家並伴有電子監控，再加上兩年的監督釋放。此外，他還被判價值近75萬美元的罰款，包括一部2009年Harley Davidson電單車。喬治 A.是馬里蘭州兩個餐館的業主。其罪行是：明知並僱用無證工人在其兩個餐廳工作。早在1999年，10名無證工人就在他的一個餐廳被移民官員逮捕。然而，喬治于2000年至2005年繼續僱用沒有工作許可的員工。他沒有從他的工人那裏獲得恰當的文件以驗證他們的身份和就業資格。事實上，在其員工的人事檔案中發現了假冒或偽造的證件。喬治先生承認，在過去五年中，他至少僱用24名非法移民為其工作以獲取經濟收益，並將他們窩藏在餐館的員工住所内，而且沒有向他們發放合法工資。

 此外，Catholic Healthcare West因其未為其僱員填妥I - 9表格以及其它相關的違規而同意支付美國財政部數額為 25 萬7千美元的民事罰款。

 在今年9月，全國服裝連鎖店 Abercrombie＆Fitch因未能核實其員工的就業資格而違規從而向政府提交超過一百万美元的罰款。 2008年，該公司I – 9電子核查系統被發現存在不足之處。該公司已經宣布，將採取措施來解決這些缺陷和提高其I - 9系統。

 雇主必須在僱用一個新員工三天之內完成填妥I – 9表格的工作 - 不論該員工是否是美國公民。雇主需檢驗並記錄個人身份和就業資格的文件，並確定這些文件是否真實並與個人相關。目前政府的移民政策強調雇主要遵守移民法規，移民與海關執法局（ICE）這個移民法的執行機構要加強移民法的實施。 ICE調查員進行工作地點考察，審查所有的I - 9表格和有關的員工文件。正如上面的例子所顯示，違規將導致巨額罰款，而明知卻僱用非法勞工的雇主甚至會被判處坐牢。重要的是要注意，ICE不僅是針對一類雇主。各種規模，行業以及地點的雇主同樣受到ICE官員的審議。

據ICE講，有效的工作地點考察在打擊非法移民方面起著重要的作用。工作地點考察策略的目標是用以解決雇主故意僱用非法勞工，以及勞工非法滯留美國的問題。因此，在對工作地點進行考察時，ICE的調查人員將尋找到虐待工人的證據，以及販運，走私，窩藏，簽證欺詐，身份證明文件欺詐，洗錢和其他犯罪行為的證據。

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增強移民法觀，制裁違法雇主(下)

今期繼續探討有關制裁雇主的議題，我們將剖析一下雇主要做什麼事以及需保留什麼記錄以避免法律上的責任，同時我們亦會羅列一些雇主在雇用外國勞工時常見的違規行為。
很多雇主雇佣H、L或O這類非移民簽証的外國勞工，而這類簽証的勞工僅被允許在美國做臨時工作且每一簽証類別都有自已不同的規定。就拿H-1B來說，每個雇主在遞交H-1B申請給移民局(USCIS)之前，必須先填寫一份《勞工狀況申請表》(簡稱LCA)，該表的內容要求雇主必須同意支付外國勞工的市場薪資，保証勞工在寫明的地域里工作，并且不損害美國工人的工作環境。雇主必須明白這些規定然後簽名并同時把一份LCA复印件交給外國勞工。但一些雇主卻試圖克扣外國勞工的薪資，采用支付少于市場的薪資或者把他們閑置起來的手法。閑置一個H-1B勞工和停止支付他/她的薪資，是不合法的。有些IT顧問公司采取閑置手法對待外勞，結果被外勞起訴而遭數萬元甚至百萬元的罰款處置。
即使一些小心謹慎的雇主亦會犯些技術違規的錯誤。例如：按H-1B的規定雇主必須在遞交LCA以前先在公司內部公佈一則為期10天工作日的雇佣通知，而在遞交了LCA以後則對外公開這個雇佣通知。這個對外的文件必須是大眾以及政府機構需要進行審核時可以查閱的。很多雇主不知道或者忽視對這些對外文件進行保留，誤以為政府的審核只是偶然發生的事。不幸的是政府現在正著手對他們進行審核，故此很多雇主就因不恰當處理這些文件而受到嚴厲的懲罰。另外，對H1B雇員亦有要求其保留一些文件記錄。上面提到的有關對外查閱的文件，按規定應至少對外保留一年時間，而所有雇員的薪資記錄必須從開始有記錄算起保留三年時間。
在美國不論是美國勞工或外國勞工，所有雇主都必須在雇佣新員工的頭三天之內准備一份I-9表格。該表格可以判斷雇員在美國工作的合法性。雇主必須恰當完成該表格，檢查雇員的文件以驗証他/她的確定身份和雇佣資格，同時表格必須有恰當的簽名。一旦查出雇員不能合法在美國工作，雇主必須立即與其終止雇佣關係。假如沒有遵守這一規定雇主將會招致嚴厲的罰款後果。如書面違規將按雇員人數每個處罰$100至$1,000元不等，對明知雇佣不合法工人的重复犯法者將按雇員人數每個罰以$10,000元以上。
為了恰當地為政府審核作准備，除了保留好移民文件外，雇主亦應該保有公司的文件、稅收和薪資文件。我有一些客户曾被政府要求出示他公司的公司証書或其他公司文件以便用來証實是否與公司填寫在勞工証書或H-1B申請材料上的資料吻合。類似的如聯邦退稅表亦被用作雇主與其所提供的財務資料作比較。如果雇主聲稱已經獲得某些利潤，最好能夠在稅收表上得到証明。薪資記錄通常被用作建樹外國工人在雇佣期間有根據移民申請和LCA的要求被支付薪資。政府機構亦使用薪資記錄獲得諸如員工人數和雇主財務狀況的資料。
本文只是簡略講述了一些有關雇主應如何切身合法保護好自已及公司的利益。如想了解更多資料請隨時與我們聯系。

增強移民法觀，制裁違法雇主(上)

去年9月期間，一間位於新澤西Iselin的電腦顧問公司被控違反聯邦移民法有關H-1B的法規，因此被裁決罰款超過$8万元。美國勞工部勒令該公司還清對11名外國勞工所虧欠的薪資，這是經由調查後發現該公司沒有履行承諾支付這些外國勞工的薪資大約有一年時間。一間位於Virgina名叫Global Cynex的IT公司，在勞工部所屬的薪資與工時局(簡稱WHD)掌握到該公司沒有履行支付給其H-1B員工的規定工資後，已同意對43名非移民員工支付超過1百60萬元的費用。同時，WHD還發現該公司有非法收取新雇員培訓費的行為。

以上舉出的兩例僅僅是用來說明美國政府現時要通過對雇主行為調查來執行移民法和勞工法。以前布殊政府傾向於采取突然搜查工作場所和居住地去逐一找尋非法工人的做法，由國安局隸屬的支部移民和海關執法局(ICE)執行的主要任務是在美國逮捕和遞解非法工人離境，此舉招來許多爭議；現時的歐巴瑪政府則采取一些不同的做法，新政府已公開表示它將會把注意力集中到懲罰那些剝削移民和外國勞工的雇主身上，因而，法律的實施和調查將會更多地集中到雇主身上。

就在上個月，11位在新澤西IT顧問公司工作的雇員因被起訴郵寄欺詐信件和電匯欺詐被逮捕了；一間叫Vision Systems Group Inc.被指控從事一項使用欺騙文件申請雇佣外國勞工來美國同時在外州設立一個虛假辦公室的不法行為。除了7百40萬元財產被政府沒收外，公司和被起訴訟的雇員亦會面臨數以萬計的罰款和坐牢好幾年的命運。

利用處罰雇主來加強移民法實施的舉動并非新的措施，早前的〈1986移民改革和管制法〉(簡稱IRCA)已經嚴肅地制裁過那些不恰當地處理雇員材料或者故意雇佣非法工人的雇主。雖然這些制裁措施近年來使用不多，但是它們仍然在法律書上。IRCA法主要把注意力集中在遵從文件上(I-9 Form)，而現時調查亦包括調查各種簽証申請—比如H-1B職業簽証、L-1跨國經理簽証和H-2B臨時工人簽証等。這些調查的范圍更廣泛且涉及的對象更困難。早前的IRCA法主要是由移民和入籍服務局執行，但現時要對這些雇主作調查通常會涉及各類不同的執法部門，比如：移民局的欺詐偵擦與國家安全部(FDNS)、移民和海關執法局(ICE)、海關和邊防巡邏局(CBP)和勞工部的薪資與工時局(WHD)。更复雜的案件，如Vision Systems Group 公司，則涉及更多的機構參與，像美國郵遞檢查處、美國國務院、社會安全管理辦公室和美國檢控律師辦公室等。

由於這些在執行政策方面的變化，要雇佣外國勞工的雇主必須十分小心謹慎以避免触犯任何民事法和犯罪法的可能。必須強調的是加強執法措施不僅是針對欺詐案件，同時亦強調要遵從法律和規則。因此，雇主必須確信他們遞交給政府的每份文件都是真實和正確的，同時，他們亦必須與他們的律師商談以確保他們保留合適的文件和按法律規定對待他們的雇員。